Assistant.e de direction
Appel à candidatures – Recrutement d’un.e Assitant.e de direction
Intitulé du poste : Assistant.e de direction
Type de contrat : CDD jusqu’à septembre 2026 (Contrat local)
Date limite de candidature : 18 juin 2024 (minuit – heure de Maurice)*
*L’examen des candidatures se fera au fil de l’eau, la priorité étant donnée à celles qui auront été reçues avant le 18 juin 2024. Veuillez noter que nous ne pouvons répondre qu’aux candidats avec lesquels nous souhaitons passer un entretien.
Fonctions
Organisation de l’agenda
Gérer l’agenda du dirigeant (prise de rendez-vous, courriers, emails, congés…)
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
Accueillir physiquement les rendez-vous
Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, conférences…)
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions et activités de la directrice (documentation, études, rapports, supports de communication, notes etc)
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
Gestion, suivi et archivages
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à la directrice que les informations essentielles
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter,classer et mettre à jour l’information)
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail
Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
Réaliser des commandes de matériel,de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons dans
le respect des règles de passation de marchés
Assurer le suivi des conditions d’exécution des contrats, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, bon de livraison…).
Communication
Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents
services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
Appui Gestion des ressources humaines
Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations
Réaliser un suivi administratif du personnel
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers de la directrice (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients etc)
Profil
Formation de niveau Bac/HSC +2/3 : BTS, DUT, licence en assistanat de direction, gestion administrative et commerciale, gestion PME
Une expérience au sein d’une organisation régionale ou internationale serait appréciée
Maîtrise des outils informatiques et du pack office (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
Maîtrise du logiciel SARA serait un atout
Maîtrise des règles de passation de marchés de l’Agence française de développement serait un avantage
Autonomie professionnelle en anglais et en français. Excellentes aptitudes écrites et orales dans au moins l’une des deux langues (niveau C1 au minimum requis)
Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et règlementaire
Maitrise des méthodes de classement et d’archivages et des techniques de numérisation
Connaissances en droit du travail mauricien et législation sociale
Résultats attendus
- Les procédures de gestion administrative sont améliorées.
- La gestion administrative de l’association et du programme d’actions 2021-2026 de Cap Business OI est assurée.
- Une relation de qualité est établie avec la direction et son travail est allégé notamment au niveau du reporting auprès des différents bailleurs et de la gestion courante de l’association et de ses instances.
- L’archivage des dossiers est à jour.
- Le suivi des ressources humaines est réalisé
Le dossier de candidature est à envoyer au plus tard le 18 juin 2024 à l’adresse suivante:
À propos de Cap Business Océan Indien
Créée en 2005, Cap Business Océan Indien est une association regroupant les chambres de commerce et d’industrie ainsi que des associations professionnelles des Comores, de Madagascar, de Maurice, de Mayotte, de La Réunion et des Seychelles.
Au fil des années, elle est devenue un partenaire clé de la coopération économique en fédérant, au sein d’un même réseau, l’ensemble des secteurs privés des six territoires de la zone. A travers ses initiatives et prises de position, Cap Business Océan Indien facilite la coopération entre les entreprises et les industries, et clarifie les enjeux d’avenir pour favoriser l’émergence de fronts communs.
